Zu den Aufgaben des LWL-Museumsamtes für Westfalen gehört die strukturelle Verbesserung und Entwicklung des Museumswesens in Westfalen-Lippe. Ein wichtiger Bereich ist die systematische Inventarisierung und Dokumentation der Museumsbestände. Die Dokumentation ist Bestandteil der Richtlinien des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe zur finanziellen Förderung der Museen, kleinen Sammlungen, Heimatstuben und Gedenkstätten mit musealem Bestand. Die nun in 5. Auflage vorliegenden Materialien verstehen sich als praxisorientierte Handreichung, die sich zentralen Belangen des Aufgabengebietes widmet. Durch die thematische Einbindung der Aspekte Lagerung, Konservierung und Archivierung von Sammlungsbeständen wird die enge Verzahnung der Dokumentation mit anderen Bereichen der Museumsarbeit deutlich. Vermittlungs- und Forschungsaufträge sind ohne eine aktuelle wissenschaftliche Dokumentation nicht vorstellbar. Diese wird auch im Sinne einer öffentlichen Vermögensverwaltung verstanden, die versicherungsrechtlichen Anforderungen genügen muss. Das Standardwerk für Westfalen-Lippe enthält ein überarbeitetes „Regelwerk zur Datenerfassung“.